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Einer fragte, siehst du was.
Durch, sagt ich, seh ich.
(Steffen Mensching, Erinnerung an eine Milchglasscheibe)

Man benennt es gern mit dem englischen Wort ‚Controlling‘. Ebenso gern wird das Wort – besonders im Deutschen – gern sehr eindimensional auf ‚kontrollieren‘ reduziert. Man tut ihm damit unrecht, denn es bedeutet ebenso auch ‚beherrschen‘, ’steuern‘ und ‚lenken‘. Im besten Sinne gemeint ist ‚Controlling‘ das Steuern eines Unternehmens – im schlechtesten Sinne schlicht ‚Erbsen-Zählen‘. Endlose Berichte und Zahlenkolonnen geben eben keineswegs ein tatsächliches Bild vom Unternehmen und sind das bevorzugte Einfallstor für den Selbstbetrug des Geschäftsführers, der sich die Situation ’schönrechnet‘.

Aber richtig angewendet können Zahlen eben auch helfen, das Unternehmen nicht nur zu ‚erfühlen‘ sondern auch rational zu verstehen. Nicht ausgelastete Produktionskapazitäten, überlastete Mitarbeiter oder Aufträge, die gerade dabei sind, im vorgesehenen Zeitraum nicht mehr erfüllbar zu sein – im Nachhinein ist man da immer schlauer, aber wie genau kann man dies vorhersagen?

Denn: vorgefertigte Berichte können ja immer nur die Probleme zeigen, die wir mit diesen Berichten antizipieren. Alle Fragen, mit denen man bisher unbekannten Problemen auf den Grund gehen möchte, benötigen üblicherweise neue Berichte, die man entweder nicht bekommt, später bekommt und/oder für teuer Geld von einem Dienstleister, der üblicherweise meist auch die Fragestellung nicht versteht (er ist ja IT-Dienstleister und nicht aus Ihrem Fachgebiet) usw. usf..

Wie wäre es also, wenn man selbst auf einfache Weise seine Daten ‚befragen‘ könnte? Wenn man eine Unregelmäßigkeit entdecken könnte und ihr gleichzeitig noch auf den Grund gehen könnte? Geht nicht? – Geht wohl!
Der Schlüssel zum Glück heißt PowerBI. Klinge ich ungewohnt euphorisch? Vermutlich, und ich will auch sagen, warum.

Erstens, dieses Werkzeug hat mich begeistert, insbesondere, da ich – nachdem ich einige Stunden Aufwand hineingesteckt hatte – viel mehr erreicht hatte, als ich mir zu Beginn hätte vorstellen können.

Zweitens, dieses Werkzeug ‚demokratisiert‘ die Massendatenanalyse (wahlweise auch Data Mining oder Data Warehousing genannt). Da es Cloud-basiert funktioniert, stellt es mir bedarfsweise die Rechenkapazitäten zur Verfügung, die ich im eigenen Unternehmen nicht habe, oder mir für nur einige Minuten Analysezeit im Monat nicht anschaffen möchte.

Drittens, PowerBI ist es ziemlich egal, woher die Daten kommen. es ist quasi ein ‚Allesfresser‘. EXCEL-Dateien, Datenbanken aber auch Web-Analyse-Werkzeuge und über sogenannte ‚Social-Konnektoren‘ Informationen aus Twitter und Facebook.

Viertens, PowerBI ist extrem produktiv. Bisher dauerte meine ‚Morgengymnastik‘ zur Auswertung der tagesaktuellen Daten ca. 15 Minuten – jetzt stehen sie sofort zur Verfügung.

Fünftens, PowerBI liefert echte Einblicke. Warum? Es ist interaktiv; genau damit überrascht es und wird zur produktiven Allzweckwaffe.

Nach soviel Ankündigung nun ein paar Beispiele.

Zunächst etwas Fiktives (naja, neutralisiert – von einem ‚lebendigen‘ Kunden):

Dargestellt ist die komplette Produktionsplanung eines metallverarbeitenden Unternehmens mit allen Einzelaufträgen, der Zerlegung der Einzelaufträge nach Arbeitsschritten, der Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte nach geplantem Gesamtaufwand und (rechts unten) der Darstellung, für welchen der sechs betroffenen Beschäftigten wieviel Arbeitszeit für welche Arbeitsgänge geplant ist. Klickt man nun in das Feld ‚Fertigschweißen‘ links unten, so wird sofort klar, welcher Arbeiter für welche Aufträge wieviel Arbeitszeit für diesen Arbeitsschritt aufwenden soll.

Die Grafik ist also interaktiv und erlaubt den ‚Drill-down‘. Das Ganze nochmal deutlicher am nicht-fiktiven Beispiel der Teleport GmbH:

Hier werden am untenstehenden Beispiel tagesaktuell alle (ja, ALLE, genau 849) Aktivitäten angezeigt, welche am 18.11.2015 im Unternehmen anhängig sind, genauer gesagt

• wie viele Vorgänge verantwortet welcher Projektleiter / Projektleiterin (links oben)
• welche und wie viele geplante Aktivitäten bzw. Aktionen gibt es tagesaktuell (rechts oben)
• bei wem liegen die Vorgänge derzeit, wer muss sie ausführen (links unten)
• wie verteilen sich die derzeitigen Fälligkeiten der Vorgänge auf der Zeitachse (rechts unten)

Wenn ich jetzt herausfinden möchte, was an einem speziellen Tag anliegt, muss ich nur ‚draufklicken – schon sehe ich das folgende: